Проведение встреч с людьми
Пора приглашать людей на встречу. Если вы уже сделали это, то, мы надеемся, вы успели также записать время и место и, кроме того, спланировать свой день по возможности так, чтобы перед аудиенцией не возникло никаких выбивающих из колеи происшествий.
Обязательно заранее продумать и зафиксировать на бумаге план ваших действий и ведения разговора: приветствие, изложение сути, возможно, дискуссия. Постарайтесь предугадать наиболее часто возникающие вопросы и заранее подготовить точные, короткие и запоминающиеся ответы на них. Это необходимо для того, чтобы ваш собеседник мог легко вспомнить их и воспроизвести в разговоре с другими людьми, например, с родственниками, когда будет обсуждать прошедшую встречу.
С вечера подготовьте свой деловой костюм, соберите необходимые наглядные пособия и рекламные материалы, не забудьте запасную ручку (она может понадобиться не только вашему собеседнику, но и вам тоже). Если выяснилось, что встречу придется отложить, обязательно позвоните и предупредите.
Не волнуйтесь. И никогда, запомните, НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАЙТЕ! Если же это все-таки случилось, обязательно извинитесь, даже в том случае, когда виноваты не вы. Но это крайний случай, не так ли? А мы порекомендовали бы вам вообще приходить на встречу на несколько минут раньше, чтобы успеть привести себя в порядок и собраться с мыслями.
Не забудьте поздороваться и представиться, если вы не знакомы. Сделайте это изящно, мягко, обаятельно. Спокойная, приятная улыбка, фраза "очень рад" или "очень приятно" - и вы сами почувствуете, насколько теплой станет обстановка встречи. Кстати, во время беседы очень неплохо помнить о том, что разговор "глаза в глаза" создает атмосферу взаимной симпатии и заинтересованности. Исключение составляет случай, когда по складу характера собеседник такого внимания не выносит.
Любую беседу можно условно разделить на следующие этапы: начало, передача информации, аргументирование, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов и принятие решения -подведение итогов. Не следует сразу касаться дискуссионных моментов. Пусть первая фраза звучит утверждающе и бесспорно, но интересно. Пусть начало сразу задаст общий располагающий тон всей встрече. Ваш собеседник сразу настроится положительно, станет внимателен, а вы прекратите волноваться.
Но спокойствие духа - не повод, чтобы расслабляться. О чем вы намерены сообщить приглашенному прежде всего? Какова бы ни была тема, вот вам настоятельная рекомендация для начала беседы: старайтесь никогда не начинать с вопросов, на которые ваш собеседник ответит "нет".
Если хотите, чтобы к вашему предложению и мнению прислушались, делайте все, чтобы собеседник с самого начала соглашался с вами. Этим вы настроите слушателя на положительные ответы, задавая его психологическим реакциям общую направленность на подтверждение и согласие.
Психологическую схему происходящего можно представить примерно так. Когда человек говорит "нет", весь его организм мгновенно настраивается на отрицание и занимает оборонительную систему. Если от вас считают нужным обороняться, значит вы вызываете подозрение. А раз так, то убедить собеседника в своей порядочности и благожелательности будет очень трудно. И наоборот, когда человек искренне с вами соглашается, никакого отчуждения не происходит. Поэтому, чем больше "да" вам удастся добиться от собеседника в начале разговора, тем более вероятен успех переговоров в целом.
Приглядитесь к человеку, с которым говорите. Какой он? Все еще загадка, не так ли? Возможно, приведенная ниже классификация собеседников по П.Мицичу поможет вам разобраться и выбрать верную тактику.
1. Вздорный человек . Нетерпелив, несдержан, возбужден. Попробуйте обсудить с ним и обосновать спорные моменты, если до начала беседы они уже известны. Сохраняйте спокойствие, что бы вам ни сказали. В экстремальных случаях - сделайте перерыв и "остудите головы". Важные решения формулируйте его словами.
2. Позитивный человек . Чрезвычайно приятный собеседник, добродушен, трудолюбив, внимателен. Дискутирует спокойно, признает вашу правоту если, конечно, вы того заслуживаете.
3. Всезнайка . Трудный случай. Этот человек обо всем имеет свое мнение и всегда требует слова. Старайтесь напоминать ему, что беседа - это когда говорят все участники, но и давайте объяснить его точку зрения. Только не забывайте ограничивать его высказывания по времени.
4. Болтун . Невнимателен. Редко слушает, что ему говорят, еще реже - слышит сказанное, зато часто перебивает. Постарайтесь максимально тактично остановить его. Не давайте много и не по делу болтать.
5. Трусишка . Не слишком уверен в себе, поэтому боится высказать собственное мнение. Будьте с ним деликатны, не давите, убедите его в том, что он - тоже человек.
6. Неприступный . Замкнут, высокомерен, недоверчив. Совершенно необходимо его заинтересовать, а потом уж доводы в вашу пользу он для себя подберет сам.
7. Скучающий . Этому человеку просто скучно с вами. Задавайте побольше вопросов о нем самом. Постарайтесь выяснить, что ему интересно, что привлекает.
8. Важная птица . Лучше не критиковать. Он не выносит критики ни в каком виде. Поэтому при споре с ним наиболее действенной окажется постановка фразы вроде "да... но...".
Но с кем бы вы ни беседовали, помните, что существуют правила ведения делового разговора, не зависящие от типа приглашенного или оппонента. Вот они:
Излагайте мысли предельно кратко и доходчиво.
Аргументируйте свои суждения.
Следите, чтобы ваша речь была четкой, без междометий и длинных пауз. И без слов-паразитов; чтоб ударение было верным, а произнесенное слово нельзя было бы истолковать как-нибудь по-другому.
Ваши вопросы должны содержать слова "почему", "когда", "как" - это позволит исключить односложные ответы и поможет собеседнику более отчетливо изложить свою точку зрения.
Не хмурьте брови, не кусайте губы, не потирайте руки - зачем вам эти знаки агрессии и недовольства? А вашему собеседнику?
Если с вами не согласны, не спешите доказывать свое, а прежде всего спокойно дайте оппоненту высказаться. Попробуйте записывать его доводы, чтобы лучше понять, в чем вы расходитесь. Уточните постановку вопроса - может, вы вообще говорили о разном ("Если я вас правильно понял...", "Давайте подойдем к вопросу иначе..."). И никогда не отвечайте в категоричном тоне.
Подбирая доказательства и убеждая собеседника, не переусердствуйте: излишняя убедительность вызывает отпор, ведь вы наносите удар по "самой больной мозоли" - по человеческому самолюбию. Мерой вашей беседы должна быть корректность во всем, особенно в споре.
Если вы правы, не спешите загонять собеседника в угол, требуя немедленного признания своей правоты. Жестоко и нетактично в такой момент заявлять "я был уверен, что вы ошибаетесь", "стоило спорить...". Так вы навсегда отобьете у человека всякую охоту общаться с вами.
Контролируйте себя: свое самочувствие, настроение, мимику, тон, жесты недовольства или спешки, не отвлекайтесь ни на что постороннее.
Слушая длинный монолог, непременно реагируйте. Не сидите молча, вполне уместны замечания вроде "да-да", "понимаю", "интересно", "в самом деле" и т. п.
Уважайте собеседника, даже если он груб, бестактен и взрывоопасен.
Пока вы слушаете, не пытайтесь обдумывать следующий вопрос, а тем более - красивую, ничего не значащую фразу.
Не ждите с нетерпением подходящей паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово.
В конце беседы поблагодарите за внимание и уделенное вам время, не забудьте вежливо попрощаться, даже если результат беседы вас не удовлетворил.
Всего несколько пунктов, касающихся того, что в деловом разговоре будет абсолютно некорректно:
Уходить от сути дела.
Раздражаться.
Проявлять упрямство, не имея доказательств.
Вести себя высокомерно.
И то, что необходимо сделать, когда вы уже вежливо попрощались с приглашенным и расстались друзьями.
Прежде всего, расслабьтесь. Дайте себе немного отдохнуть. Затем подведите итоги. Учитесь не только контролировать, но и оценивать каждый свой шаг:
1. Хорошо ли вы изложили суть дела? Ничего не забыли?
2. А от темы не отклонялись или все-таки было немного?
3. В этот раз удалось обойтись без давления на собеседника? Свое мнение не навязывали?
4. Ваши доводы были убедительны?
5. Какие вопросы вызвали у вас затруднение? Как на них отвечать?
6. Все ли время беседы вы были внимательны, вежливы, тактичны? Где сорвались и почему?
Но главное - каково общее впечатление от встречи? Вы довольны? Если да, то вы не даром потратили свое время и наверняка уже сделали вывод, каким должен быть имидж настоящего профессионала. Теперь вам остается только воплотить его в жизнь, постараться овладеть этим имиджем. Что ж, не скроем, работа это трудная. Но и награда не мала - это успех, тот, настоящий, о котором вы всегда мечтали.
|
